Sekilas tentang Google Apps, Office 365, dan Zoho

Terkait dengan artikel sebelumnya mengenai “Aplikasi Perkantoran di Era Cloud Computing”, pada artikel kali ini akan dibahas beberapa contoh aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing. Aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing memungkinkan kolaborasi kerja secara online dengan segala fitur yang ada seperti penyimpanan data secara online, layanan rapat online, pembuatan berbagai jenis dokumen, dan banyak hal lain.

Untuk bisa memberikan gambaran yang lebih jelas, akan dibahas lebih mendalam mengenai kekurangan dan kelebihan beberapa contoh aplikasi perkantoran yang ada, yakni Google Apps, Office 365, dan Zoho, dilihat dari beberapa aspek.

Google Apps

Google Apps terdiri dari sekumpulan aplikasi berbasis cloud dengan beberapa bagian utama yaitu Google Apps Email, Kalender, Drive, Docs, Sites, serta Vault (pengarsipan). Saat ini paket Google Apps terdiri dari 3 pilihan yaitu :

1. Google Apps-Free, dapat digunakan secara cuma-cuma,  diperuntukkan bagi penggunaan personal atau kelompok dengan maksimal 10 pengguna dimana masing-masing akan mendapat kapasitas penyimpanan email sebesar 10 GB.
2. Google Apps for Business, jumlah pengguna tidak terbatas dan masing-masing pengguna mendapat kapasitas email sebesar 25 GB, jaminan waktu operasional 99,9%, pengelolaan perangkat seluler, pe-nonaktif-an iklan, dukungan 24 jam sehari. Paket ini berbayar sebesar 5 USD per pengguna per bulan dengan masa uji coba gratis selama 30 hari.
3. Google Apps for Business dengan vault, memiliki fitur dasar yang sama dengan paket Google Apps for Business namun memiliki kemampuan dalam hal pengarsipan email dan kebijakan retensi. Untuk dapat menggunakan paket ini, pengguna dikenakan biaya sebesar 10 USD per pengguna per bulan.

Office 365

Office 365 merupakan sekumpulan aplikasi Microsoft Office System berbasis Cloud Computing sehingga dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Layanan Office 365 terdiri dari beberapa bagian utama yaitu Office Web Apps, Office Professional Plus, SharePoint Online, Exchange Online, dan Lync Online. Office 365 menyediakan berbagai paket dengan berbagai kategori diantaranya Small Businesses, Midsize Businesses and Enterprises, Education, serta Government dengan harga yang bervariasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Paket Small Business dengan fitur yang hampir sebanding dengan Google Apss for Business ditawarkan seharga 6 USD per pengguna per bulan dengan masa uji coba gratis selama 30 hari.

Zoho

Sebagaimana Google Apps dan Office 365, Zoho terdiri dari sekumpulan aplikasi berbasis Cloud Computing sehingga memungkinkan pengguna untuk mengakses melalui situs yang disediakan. Aplikasi perkantoran yang ditawarkan oleh Zoho terdiri dari 3 kategori utama yaitu Business Apps, Collaboration Apps, serta Productivity Apps dengan jumlah aplikasi mencapai lebih dari 20 jenis. Aplikasi pada Zoho dapat digunakan secara Cuma-Cuma oleh pengguna individu. Namun Zoho menawarkan berbagai jenis paket untuk bisnis atau perusahaan dengan berbagai kategori sesuai dengan jenis kebutuhan pengguna. Paket penggunaan aplikasi perkantoran bagi perusahaan dikenakan biaya sebesar 3 USD per pengguna per bulan untuk edisi standar, sedangkan untuk edisi premium dikenakan biaya 5 USD per pengguna per bulan dengan masa uji coba gratis selama 15 hari.

PERBANDINGAN
Fungsi dan Tampilan

Berdasarkan pengamatan, Google Apps menyediakan berbagai macam tools pengolahan dokumen yang dapat digunakan oleh pengguna. Dari segi tampilan, Google Apps nampak sederhana dan terkesan lebih kaku. Selain itu, fungsi-fungsi dan formatting yang disediakan cukup terbatas.

Zoho menyediakan tampilan yang cukup sederhana dan menarik. Dengan adanya berbagai fitur yang cukup inovatif, Zoho memungkinkan pengguna untuk melakukan format dokumen dengan lebih cepat dibanding Google Apps.

Office 365 menawarkan pilihan formatting dan fungsi yang lebih beragam dibandingkan Google Apps dan Zoho. Office 365 lebih memungkinkan dilakukannya penyesuaian fungsi-fungsi formatting yang dilakukan oleh pengguna aplikasi Microsoft office versi desktop untuk tetap dalam format yang sama pada saat diakses secara online melalui Office 365.

Kolaborasi Kerja

Salah satu keunggulan yang banyak menarik pengguna untuk memilih Google Apps adalah adanya layanan yang memungkinkan real-time editing yang dapat dilakukan oleh beberapa penulis secara bersamaan, tanpa melihat apakah pengguna tersebut telah terdaftar di kelompok Google Apps yang sama atau tidak. Pengguna juga dapat melakukan file sharing sehingga dapat dilihat oleh siapapun secara online melalui URL yang disediakan.

Office 365 memungkinkan dilakukannya kolaborasi kerja secara real-time melalui adanya Microsoft Exchange, SharePoint, dan Lync Online. Dengan Office Web Apps pengguna Microsoft Excel dan Microsoft OneNote akan dapat melakukan fungsi co-authoring, yaitu pengeditan dokumen secara bersamaan oleh beberapa orang, melalui web browser. Selain itu, fungsi co-authoring dapat dilakukan di Microsoft Word 2010, Power Point 2010, Excel 2010, serta OneNote2010 dengan menggunakan SharePoint.

Aplikasi perkantoran yang disediakan oleh Zoho juga telah memungkinkan penggunanya untuk bekerja pada satu dokumen secara bersamaan.  Penerbitan dokumen untuk dapat dibagikan kepada individu atau kelompok lain juga sangat mudah untuk dilakukan secara real-time. Meskipun demikian, Zoho memungkinkan penggunanya untuk melakukan pekerjaan secara offline menggunakan Google Gears sehingga proses sinkronisasi baru akan dilakukan saat pengguna online.

Media Penyimpanan

Zoho Docs memberikan kapasitas penyimpanan file sebesar 1 GB yang diberikan secara cuma-cuma kepada penggunanya. Namun demikian, jika pengguna menginginkan kapasitas penyimpanan yang lebih besar, Zoho memberikan penawaran harga sebesar 3$ untuk tambahan kapasitas sebesar 5GB.

Sama seperti yang Zoho, Google Apps menawarkan kapasitas penyimpanan sebesar 1 GB secara cuma-cuma kepada pengguna. Adanya Google drive yang merupakan bagian dari Google Apps memungkinkan pengguna untuk mendapat kapasitas penyimpanan gratis sebesar 5 GB dan dapat membayar sebesar $4 per bulannya untuk tambahan kapasitas sebesar 20 GB.

Pengguna Microsoft Office 365 basic mendapatkan kapasitas penyimpanan SharePoint sebanyak maksimum 2 GB. Namun demikian, jika pengguna membutuhkan kapasitas lebih besar dapat membelinya dengan harga $2.5 per GB per pengguna  per bulan.

Dari pembahasan di atas, dengan berbagai kelebihan dan kekurangan antara aplikasi yang satu dengan yang lain dilihat dari beberapa aspek, pengguna dapat mulai mempertimbangkan aplikasi perkantoran yang akan digunakan untuk mendukung produktivitas dan kenyamanan dalam bekerja disesuaikan dengan kebutuhan yang ada.